Politique de confidentialité

L’essentiel

Le site ne recueille des renseignements personnels que si vous remplissez l’un de ses formulaires. La demande de contact et l’envoi par courriel du résultat du mini-audit partent par courriel, servent à vous répondre, et ne sont enregistrés dans aucune base de données. L’abonnement aux guides, lui, conserve votre seul courriel pour vous écrire quand un nouveau guide paraît, jusqu’à votre désabonnement. Il n’y a pas de cookie de suivi, et aucun compte hors de l’espace client, réservé aux clients que le studio y invite. La fréquentation du site n’est pas mesurée. Sur le site public, les témoins déposés mémorisent la devise des prix et votre réponse à la proposition de changer de pays.

Le formulaire de contact

Il demande votre nom et votre courriel, et vous laisse ajouter votre entreprise, votre téléphone, votre région, vos besoins, un budget, une échéance et votre message. À l’envoi, deux courriels partent : l’un vers notre boîte, hello@spherix.ca, avec tout ce que vous avez saisi ; l’autre vers la vôtre, un accusé de réception qui reprend votre message. Rien d’autre n’en est fait : ces renseignements servent à vous répondre, pas à vous démarcher.

Le mini-audit

Le secteur et les tâches que vous choisissez restent dans votre navigateur : l’estimation est calculée sur place, et tout disparaît quand vous rechargez ou quittez la page. Rien ne nous parvient tant que vous ne demandez pas le résultat par courriel.

Si vous le demandez, le site transmet votre prénom, votre courriel et vos choix. Le serveur recalcule l’estimation à partir de ces seuls choix, puis deux courriels partent : le résultat vers votre boîte, et une copie vers la nôtre, pour que nous puissions vous recontacter à son sujet si vous y répondez. Vous n’êtes inscrit à aucune liste d’envoi.

L’abonnement aux guides

Le formulaire « Recevoir les nouveaux guides » ne demande que votre courriel, et une case à cocher pour consentir à recevoir nos guides. Votre courriel est alors enregistré dans la liste de contacts de Resend, le prestataire qui expédie nos courriels, établi aux États-Unis, et un courriel vous confirme l’inscription. Nous nous en servons uniquement pour vous annoncer les nouveaux guides : pas de publicité, pas de revente, pas de partage.

Votre courriel est conservé jusqu’à votre désabonnement. Pour retirer votre consentement, répondez « désabonnement » à n’importe lequel de nos courriels ou écrivez à confidentialite@spherix.ca : nous retirons votre adresse de la liste. Si quelqu’un vous a inscrit sans votre accord, la même réponse suffit.

Comment ces courriels sont acheminés

Pour expédier ces courriels, le site s’appuie sur deux prestataires établis aux États-Unis : Vercel, qui exécute le code du site, et Resend, qui expédie le courriel. Vos renseignements transitent donc par des serveurs situés hors du Québec, le temps de l’envoi. Conformément à la Loi 25, nous avons évalué ce transfert : les données sont limitées à ce que vous saisissez, ne sont conservées par ces prestataires que le temps de la transmission et de leurs journaux techniques, et sont protégées par leurs engagements contractuels de confidentialité. Vous pouvez toujours préférer nous écrire directement à hello@spherix.ca. Pour l’abonnement aux guides, votre courriel est en revanche conservé chez Resend, aux États-Unis, jusqu’à votre désabonnement.

Nous conservons les courriels reçus dans notre boîte le temps de l’échange et, si vous devenez client, le temps de la relation d’affaires et des obligations légales qui en découlent.

Ce que le serveur garde, et combien de temps

Pour freiner les envois automatisés, le serveur compte les envois récents de chaque connexion : cinq au plus par tranche de dix minutes. Il ne garde pas votre adresse IP, seulement son empreinte (une suite de caractères calculée à partir d’elle, dont on ne peut pas la retrouver), en mémoire vive et pendant dix minutes au plus. Rien n’est écrit sur disque.

Chaque envoi laisse aussi une ligne dans le journal du serveur : le formulaire utilisé, l’heure, et si l’envoi a réussi. Ni votre nom, ni votre courriel, ni votre message n’y figurent.

Deux témoins, tous deux fonctionnels

Le site dépose un premier témoin (cookie), nommé currency_choice, qui contient trois lettres : « CAD » ou « EUR ». Il sert à afficher les prix en dollars canadiens ou en euros. Il n’est déposé que si vous changez de devise avec la bascule CAD / EUR du menu « Langue et devise » de la barre de navigation ; sans lui, les prix s’affichent dans la devise du site que vous consultez. Ce témoin est purement fonctionnel : il ne contient aucun identifiant, ne permet pas de vous reconnaître d’une visite à l’autre et n’est transmis à aucun tiers. Il expire après un an. La législation n’exige pas de consentement pour un témoin de ce type, c’est pourquoi le site n’affiche pas de bandeau.

Un second témoin, nommé market_prompt, retient pendant 30 jours que vous avez répondu à la proposition de changer de pays (site canadien ou français), pour ne pas vous la reproposer. Il est posé dans votre navigateur sur ce seul domaine, ne contient aucune donnée personnelle et ne sert à aucun suivi ; la proposition repose sur le fuseau horaire et la langue du navigateur, jamais sur votre adresse IP.

L’aperçu d’une page non publiée, ouvert depuis l’éditeur de l’espace client par les personnes du studio qui modifient le site, pose deux témoins de plus, __prerender_bypass et cms_preview : ils ne vivent que dans l’éditeur, aucun script ne peut les lire, et ils expirent avec le lien d’aperçu, au plus tard un jour après sa création. Pour les visiteurs, les deux témoins ci-dessus sont les seuls.

Le site n’utilise par ailleurs ni stockage local, ni identifiant de session, hors de l’espace client décrit plus bas.

Aucune mesure d’audience

Le site ne charge aucun outil de statistiques : nous ne comptons ni vos visites, ni les pages que vous lisez, ni les boutons sur lesquels vous cliquez. Pour savoir comment il apparaît dans les résultats de Google, nous consultons Google Search Console, dont les chiffres viennent des recherches faites chez Google, et non de votre visite ici : le site ne charge aucun script de Google.

Ce qui sort malgré tout de votre navigateur

Même sans formulaire, quelques données techniques quittent votre navigateur, comme sur n’importe quel site :

• Les journaux de l’hébergeur. Le site est hébergé par Vercel, qui enregistre les requêtes techniques nécessaires à la diffusion des pages : adresse IP, page demandée, date, navigateur. Ces journaux relèvent de Vercel et de sa propre politique de confidentialité. Nous ne les exploitons pas pour vous suivre.
• Les images des études de cas et des guides. Elles sont servies par Supabase, le service qui conserve le contenu du site : les afficher lui transmet les données techniques de la requête (adresse IP, image demandée, navigateur).
• Les pages préparées pour un client. Les pages de présentation réservées à un client, sous spherix.ca/clients/ et exclues des moteurs de recherche, chargent leurs polices depuis Google Fonts (Google, établi aux États-Unis) et leurs vidéos ou visuels depuis cdn.spherix.ca, servi par Cloudflare, établi aux États-Unis : chacun reçoit les données techniques de la requête.

Le reste, polices de caractères et autres images comprises, est servi depuis notre propre domaine.

Les liens qui mènent ailleurs

Le bouton de réservation d’appel et le lien de courriel vous font quitter le site. À partir de là, les conditions et la politique du service concerné s’appliquent, et non celles-ci.

Si vous nous écrivez directement

Un courriel envoyé à hello@spherix.ca arrive dans notre boîte de réception et y reste le temps de l’échange, comme n’importe quel courriel. Nous n’inscrivons pas son expéditeur à la liste des guides et ne le transmettons à personne.

L’espace client

Les clients du studio disposent d’un espace privé, à l’adresse app.spherix.ca. Seules les personnes que le studio y invite peuvent s’y connecter : personne ne s’y inscrit de lui-même. La connexion se fait par un lien envoyé par courriel, sans mot de passe.

Pour chaque personne invitée, l’espace conserve son courriel, le nom qu’elle choisit d’afficher, l’organisation dont elle fait partie avec son rôle, et la fréquence à laquelle elle veut être prévenue des nouveautés. Chaque nouveauté (publication à valider, commentaire, décision, message, document, rapport, échéance d’un compte) laisse une ligne qui sert à composer ces courriels de notification ; elle est effacée 90 jours après sa création. Supabase, le service qui gère les connexions, en tient aussi un journal (date, heure, adresse IP) pour la sécurité des comptes.

Le module de validation des publications garde aussi la trace de ce que vous y faites : vos commentaires, et chaque décision (validation ou demande de changements) avec sa date, son heure et votre nom affiché (à défaut, votre courriel). Ces décisions font preuve de la validation : elles figurent dans le relevé que le studio et votre organisation peuvent imprimer, et votre nom y reste après la suppression de votre compte.

Les échanges, les documents et les rapports conservent ce que chacun y dépose (messages, pièces jointes, fichiers) avec le nom de la personne qui l’a envoyé et sa date. Les fichiers ne s’ouvrent que par un lien temporaire, valable une minute, remis aux seuls membres de l’organisation. Le registre des accès liste les comptes de l’organisation (service, identifiant, responsable, échéance), jamais un mot de passe : l’espace refuse ce qui en a l’air.

L’auteur d’un message peut le corriger ou le supprimer pendant 15 minutes, pas au-delà. L’espace ne garde pas l’ancienne version, mais un courriel de notification déjà parti garde le texte d’origine. Un message supprimé s’affiche « Message supprimé » et ses pièces jointes sont effacées, aussitôt ou, à défaut, par le ménage quotidien de l’espace.

Tout membre de l’organisation, comme le studio, peut « classer dans Documents » la pièce jointe d’un message, y compris celle qu’une autre personne a envoyée. Le fichier est alors copié : la copie devient un document à part entière, au nom de la personne qui l’a classée, qui garde le lien vers le message d’origine. Elle survit à la suppression du message, et donc au retrait de la pièce jointe par son auteur : seuls la personne qui l’a classée et le studio peuvent la retirer. Un message peut aussi citer des documents déjà présents dans l’espace : la citation est un simple renvoi, sans copie du fichier, et le courriel de notification donne le titre du document cité. Supprimer le message efface ses citations ; retirer un document laisse à sa place, dans les messages qui le citaient, la mention « Document retiré », sans lien. Messages, pièces jointes, documents et citations ne sont visibles que des membres de l’organisation et du studio. Le fichier d’un document retiré est effacé de la même façon ; le reste suit la durée de conservation décrite plus bas.

Votre organisation peut aussi y tenir la liste de ses propres clients, qui n’ont pas de compte : nom, entreprise, courriels, téléphone, langue, adresse de facturation, numéros de taxes et, pour ceux qui ont accepté ses messages commerciaux, la preuve de ce consentement (date, source, texte accepté) et la date d’un éventuel retrait. Seuls les membres de l’organisation voient cette liste, y compris les personnes du studio qui en font partie ; les administrateurs de la plateforme n’y ont pas accès. Pour ces données, c’est votre organisation qui décide de leur usage, et le studio ne fait que les héberger pour elle : c’est à elle que ses clients s’adressent pour exercer leurs droits.

Chaque organisation dispose aussi d’une identité visuelle : les images de sa marque (logos, codes QR, icônes, photos, motifs, plans) avec leur nom, leur catégorie et le compte qui les a déposées. Le studio et le responsable de l’organisation y ajoutent, remplacent et retirent les fichiers ; tous les membres les voient, et le logo désigné comme officiel s’affiche dans l’espace à la place des initiales de l’organisation. Les fichiers SVG sont nettoyés de tout script au dépôt. Ces images sont gardées dans un espace de stockage public chez Supabase : quiconque connaît l’adresse d’un de ces fichiers peut l’ouvrir, sans se connecter. N’y mettez rien que vous ne publieriez pas.

Le Studio Kit, l’outil de supports de communication de l’espace, conserve pour votre organisation sa charte de marque (couleurs, polices, logos, mentions de pied de page) et chaque visuel : son nom, les textes que vous y saisissez, son état (brouillon, validé, publié) et les fichiers générés. Il se sert des images de l’identité visuelle sans les copier ; un membre qui l’utilise peut y ajouter un logo ou un code QR, qui rejoint alors cette identité. Les fichiers sont produits chez Vercel, à Montréal, par un navigateur coupé du réseau : rien ne part vers un autre service pendant leur production. Les clés d’API qui permettent à un outil de s’en servir ne sont gardées que sous forme d’empreinte : une clé ne s’affiche qu’une fois, à sa création, et seul le studio voit la liste des clés.

Les visuels générés par le Studio Kit sont déposés chez Cloudflare (service R2), établi aux États-Unis, et servis depuis cdn.spherix.ca : comme les images de l’identité visuelle, quiconque connaît leur adresse peut les ouvrir.

Si le studio réalise le site de votre organisation avec l’outil de gestion de contenu de l’espace, celui-ci conserve le contenu du site (pages, blocs, versions publiées, réglages), ses images et, pour chaque étude de cas, le nom du client, le témoignage avec le nom et la fonction de son auteur, et la preuve de son consentement (état et date) : sans elle, l’étude ne peut pas être publiée. Chaque modification garde le compte qui l’a faite. Seul le studio dépose les images, dans un espace de stockage public chez Supabase : quiconque connaît leur adresse peut les ouvrir. Le contenu publié est public par nature ; les brouillons, l’auteur des modifications et la preuve de consentement ne le sont pas. L’outil n’enregistre aucune réponse aux formulaires.

L’espace tient enfin un journal des changements qui comptent : décisions sur les publications, documents et leurs citations, registre des accès, membres et rôles, modules et réglages de l’organisation, consentement de ses clients, identité visuelle, Studio Kit, contenu des sites, exports de ses données. Chaque ligne dit qui a agi (nom affiché, à défaut courriel, et rôle), quoi, quand, et ce que valaient les champs concernés avant et après ; jamais le contenu d’un message, d’un fichier ni les coordonnées d’un client. Il sert à la sécurité de l’espace et à retrouver qui a fait quoi en cas de désaccord. Seuls les administrateurs de la plateforme, au studio, et le responsable de votre organisation, pour la sienne, peuvent le lire ; personne ne peut le modifier. Chaque ligne est effacée 365 jours après sa création, et pas avant : votre nom y reste jusque-là, même après la suppression de votre compte ou de l’organisation.

Le responsable de votre organisation peut en télécharger à tout moment une copie complète, depuis « Mon compte » : une archive .zip lisible sans l’espace (chaque liste en JSON et en CSV, les fichiers sous leur nom d’origine), contacts et journal compris. Le studio peut préparer la même archive pour vous la remettre, sans les contacts de vos clients, et sans le journal hors d’une session d’administrateur vérifiée. L’archive n’est gardée nulle part : elle se construit à la demande et part directement vers la personne qui l’a demandée. Chaque export laisse une ligne (qui, quand, quelles parties) que le responsable et le studio voient, et que le journal garde.

Une fois connecté, un témoin de session (dont le nom commence par sb-) vous garde connecté. Il n’est envoyé que sur les pages de l’espace, aucun script ne peut le lire, et la déconnexion l’efface. Strictement nécessaire au service, il ne sert à rien d’autre.

Ces données sont conservées par Supabase, dans sa région de Montréal, au Canada ; le service est fourni par Supabase Pte. Ltd., société établie à Singapour. Le code de l’espace s’exécute chez Vercel, et ses courriels (lien de connexion, notifications) partent par Resend, comme ceux du site.

Elles sont gardées tant que votre accès est ouvert. Quand il prend fin (fin du partenariat, départ d’une personne), nous supprimons le compte dans les 30 jours ; vous pouvez aussi le demander à tout moment à confidentialite@spherix.ca. Les publications, commentaires, décisions, messages, documents, rapports, contacts, le registre des accès, l’identité visuelle, le Studio Kit et le contenu des sites, fichiers compris, appartiennent à l’organisation : ils restent dans son espace tant que dure le partenariat, et sont supprimés dans les 30 jours qui suivent sa fin, une fois l’archive de ses données et le relevé de validation remis.

Les agents

Les clients du studio peuvent activer des agents : des automatisations, dont certaines s’appuient sur l’intelligence artificielle, qui font une tâche répétitive dans leurs outils. Un agent ne traite que les données nécessaires à sa tâche : les demandes reçues par le formulaire du site du client, sa fiche Google (avis, mentions, informations publiques), son agenda, et les contacts que le client lui fournit, seulement ceux qui ont consenti à recevoir ses messages.

Ces données sont hébergées au Canada, et les services qu’un agent utilise sont listés dans le contrat du client. Les accès aux outils (fiche Google, agenda, boîte courriel) sont ouverts au nom du client, jamais à celui du studio.

Tout message qui part en son nom (réponse à un avis, relance, réactivation, premier contact) est d’abord un brouillon, validé par une personne avant l’envoi. Aucun agent ne fait de démarchage automatique au Canada, et aucun ne démarche de patients.

Le client peut désactiver un agent à tout moment et recevoir l’export complet de ses données. Pour ces données, c’est lui qui décide de leur usage, et le studio ne les traite que pour son compte : ses propres clients s’adressent à lui pour exercer leurs droits.

Vos droits et le responsable

La législation sur la protection des renseignements personnels (au Québec, la Loi 25 ; en France et dans les Antilles françaises, le RGPD) vous donne le droit d’accéder aux données détenues à votre sujet, de les faire corriger, de les faire supprimer, d’en recevoir une copie dans un format structuré et courant, et de retirer votre consentement. En pratique, nous n’en détenons pas d’autres que les courriels échangés avec vous, formulaires compris, ce que l’espace client conserve si vous y avez accès, et, si vous vous êtes abonné aux guides, votre courriel dans la liste d’envoi.

Le responsable de la protection des renseignements personnels de Studio Spherix inc. est Swann Suffrin. Pour exercer vos droits ou poser une question, écrivez à confidentialite@spherix.ca. Vous pouvez aussi porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou, en France, de la CNIL.

Cette page changera si le site change

Elle décrit le site tel qu’il est aujourd’hui. Toute nouvelle collecte (champs supplémentaires, nouvelle liste, nouvel outil) la rendrait fausse : elle sera réécrite avant la mise en service de la nouveauté.